Dal 1° gennaio 2026, per chi certifica i corrispettivi con registratore telematico o con la procedura Documento commerciale online, il tema non è più solo uno: oltre alla corretta indicazione della modalità di pagamento nello scontrino, entra in gioco anche il collegamento tra POS e RT. Il quadro operativo, però, si è chiarito davvero con la pubblicazione della procedura web dal 5 marzo 2026 e con l’aggiornamento delle FAQ dell’Agenzia delle Entrate del 10 marzo. È proprio lì che si trovano le risposte più utili per negozi, attività miste, franchising e punti vendita con più terminali.

Collegamento POS e RT: cosa cambia dal 2026

Le regole si muovono su due piani distinti. Il primo è già operativo: al momento dell’emissione del documento commerciale bisogna indicare la forma di pagamento corretta e il relativo importo. Il secondo riguarda il collegamento tra strumenti di pagamento elettronico e registratore telematico, disciplinato dal provvedimento del 31 ottobre 2025 e gestito tramite la procedura disponibile nell’area riservata del portale Fatture e Corrispettivi dal 5 marzo 2026. Non serve sostituire o aggiornare il registratore di cassa: il collegamento si fa via web.

Questo passaggio ha un impatto pratico immediato. Se un pagamento avviene con carta, app o altro strumento elettronico, il documento commerciale deve riportarlo correttamente. Le FAQ chiariscono anche che il bonifico non va collegato come POS, ma va comunque indicato come pagamento elettronico sul documento commerciale, con il relativo ammontare.

Chi deve collegare POS e RT

L’obbligo riguarda i soggetti che utilizzano RT o Documento commerciale online per certificare corrispettivi incassati con strumenti di pagamento elettronico. L’Agenzia delle Entrate precisa che vanno considerati sia i dispositivi fisici, compresi i SoftPOS installati su smartphone o tablet, sia gli strumenti virtuali come piattaforme online e app. Inoltre, a un singolo RT possono essere collegati più POS, mentre uno stesso POS fisico può essere associato a più RT solo se si trovano nello stesso punto vendita; per i POS virtuali il collegamento multiplo è ammesso anche su punti vendita diversi.

Restano fuori alcune operazioni specifiche indicate nella guida operativa, come vending machine, cessioni di carburante e ricariche di veicoli elettrici. Restando sul tema esenzioni, sono escluse anche le attività esonerate dall’obbligo di memorizzazione e trasmissione telematica dei corrispettivi, come tabacchi e vendite a distanza, salvo che lo stesso POS sia usato anche per incassi soggetti a documento commerciale. In quel caso il collegamento va fatto.

Le FAQ più utili per i casi pratici

Le FAQ aggiornate il 10 marzo 2026 risolvono due situazioni che molti esercenti si stanno trovando davanti. La prima riguarda il POS segnato per errore come “restituito”: se non compare più tra quelli collegabili, bisogna inserire manualmente i suoi dati identificativi nella procedura, così da renderlo di nuovo selezionabile. La seconda riguarda il franchising: se nel punto vendita si usa un POS intestato al franchisor, ma i corrispettivi sono certificati con RT intestato alla partita IVA del gestore, il collegamento è comunque obbligatorio e anche qui i dati del POS vanno caricati manualmente.

Le FAQ chiariscono inoltre che il POS non presente in elenco può sempre essere inserito manualmente, aggiungendo anche il numero del contratto di convenzionamento con l’operatore finanziario. Il Terminal ID, quando non è noto, va recuperato dalla documentazione contrattuale, dalle aree riservate del provider o tramite assistenza.

Scadenze e sanzioni da non sottovalutare

Per i POS già posseduti al 1° gennaio 2026 o attivati a gennaio, il collegamento va effettuato dal 5 marzo ed entro i 45 giorni successivi. L’Agenzia, nel comunicato del 5 marzo, ha indicato come prima scadenza il 20 aprile 2026. Per i nuovi POS attivati dopo gennaio si applicano finestre temporali diverse, calcolate in base al mese di attivazione o variazione.

Sul fronte sanzioni il quadro è netto: il mancato collegamento POS-RT può costare da 1.000 a 4.000 euro, con possibile sospensione della licenza o dell’autorizzazione. A parte, resta il rischio legato agli errori nella memorizzazione puntuale della modalità di pagamento, che possono produrre disallineamenti tra incassi elettronici e corrispettivi trasmessi.

Per chi usa già un POS in negozio, il punto oggi non è capire se adeguarsi, ma verificare se i terminali presenti risultano correttamente censiti e collegabili nella procedura dell’Agenzia. Le FAQ del 10 marzo servono proprio a questo: ridurre i dubbi operativi prima che i controlli si concentrino sui disallineamenti. Le trovi qui.