Molti esercenti lo scoprono quando è già troppo tardi: un pagamento che sembrava andato a buon fine viene annullato dalla banca del cliente. Il risultato è un accredito rimosso dal conto dell’esercente, spesso accompagnato da una commissione. È il chargeback, una procedura regolata dai circuiti internazionali che tutela il consumatore ma può diventare un problema serio per chi gestisce un punto vendita.
Chargeback: cos’è e come funziona
Dal punto di vista pratico, il chargeback scatta quando il titolare della carta contesta un pagamento. Le motivazioni possono essere diverse: un errore in cassa, un importo duplicato, un sospetto di frode, oppure un cliente che non riconosce la transazione sull’estratto conto. Una volta aperta la contestazione, la banca del cliente chiede informazioni al circuito, che a sua volta le richiede all’acquirer e poi all’esercente. Se non si forniscono prove sufficienti, l’importo viene stornato.
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Chi è più esposto al chargeback
Bar, ristoranti e negozi sono particolarmente esposti perché lavorano con transazioni rapide, importi ridotti e un contatto diretto con il consumatore. Capire come evitarli significa proteggere i margini dell’attività.
Come evitare il chargeback
Il primo passaggio è la verifica dell’identità del cliente quando un pagamento sembra anomalo, soprattutto in caso di carte contactless usate ripetutamente al limite della soglia. Anche un semplice controllo del nome e cognome sulla carta può evitare contenziosi.
Altro elemento è la conservazione delle ricevute, fisiche o digitali: sono la prova principale nei casi di contestazione. Un POS che permette di salvare e recuperare rapidamente le ricevute rende la gestione infinitamente più semplice.
Contano molto anche chiarezza del prezzo e trasparenza in fase di pagamento: importi sbagliati, comande incomplete o addebiti non riconosciuti sono il terreno ideale dei chargeback.
Infine, è essenziale formare il personale a riconoscere comportamenti sospetti, soprattutto in attività molto esposte a flussi elevati e pagamenti rapidi. L’obiettivo principale è quello di ridurre le situazioni ambigue prima che diventino contestazioni costose.
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Un chargeback è sempre più oneroso del suo importo: costa tempo, commissioni e può compromettere la reputazione dell’esercente. Prevenire significa lavorare con ordine, documentare ogni passaggio e scegliere un POS che offra sistemi di verifica chiari e tracciabili.
