Dal 2026 entrerà in vigore il sistema che collega in automatico i pagamenti elettronici ai corrispettivi memorizzati dal registratore telematico. È una delle novità più importanti introdotte dagli ultimi interventi normativi, pensata per rendere più chiaro il flusso degli incassi e ridurre gli errori nei controlli. Non tutte le attività, però, devono adeguarsi. Una parte del commercio al dettaglio rientra nell’obbligo, mentre altre categorie restano completamente fuori. Capire a quale gruppo si appartiene evita sanzioni inutili e permette di gestire fin da subito la transizione senza stress.

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Obbligo di collegare POS e registratore di cassa: chi deve adeguarsi

Il collegamento è richiesto a tutte le attività che emettono documento commerciale tramite registratore telematico e che incassano tramite strumenti elettronici.

Parliamo quindi di negozi al dettaglio, artigiani, bar, ristoranti, hotel e in generale di tutti i soggetti che certificano i corrispettivi con l’RT. Per loro, ogni pagamento elettronico dovrà essere riconciliato con l’importo registrato, senza salti o discrepanze.

Chi è escluso dall’obbligo

Restano invece fuori tutte le attività che, per legge, non devono emettere documento commerciale o che operano solo tramite fattura.

Sono escluse, ad esempio:

• Attività esonerate dalla certificazione dei corrispettivi;
• Esercenti che lavorano esclusivamente con fatturazione e non rilasciano scontrini;
• Settori con regimi particolari come tabaccai, edicole, sale giochi e punti scommesse, per le operazioni che rientrano nell’esenzione.

In questi casi non è possibile collegare il POS al registratore semplicemente perché il registratore, per quelle vendite, non è previsto.

Il caso dei tabaccai: quando l’obbligo si applica e quando no

La categoria più delicata è quella dei tabaccai, che opera con regole molto particolari.

Le vendite di tabacchi, valori bollati e altri generi di monopolio non richiedono documento commerciale. Questo significa che gli incassi elettronici non devono essere sincronizzati con un corrispettivo, e quindi il collegamento POS–RT non è obbligatorio.

Tuttavia, il tabaccaio ha due possibili strade operative.

Se decide di emettere il documento commerciale anche per i tabacchi

È una scelta facoltativa, ma l’Agenzia delle Entrate permette di farlo. Quando il tabaccaio registra l’operazione con un codice non imponibile, il sistema può associare automaticamente il pagamento elettronico all’importo trasmesso. Il vantaggio è semplice: nessuna anomalia nei controlli e coerenza totale negli incassi.

Se non emette il documento commerciale

Resta pienamente nei limiti di legge, ma dovrà poter dimostrare che alcuni incassi POS riguardano operazioni esenti. Per evitare problemi conviene che questi pagamenti siano distinguibili dagli altri, con un secondo POS o con una contabilità separata.

L’Agenzia, quando individua discrepanze nei flussi, invia una richiesta di chiarimento: basta rispondere tramite Civis allegando la documentazione che giustifica gli incassi relativi ai prodotti di monopolio.

Cosa succede da gennaio 2026

Con l’avvio della nuova piattaforma dell’Agenzia delle Entrate, chi non risulta allineato potrebbe ricevere una lettera di compliance. Non si tratta di un accertamento, ma di una richiesta di spiegazioni.

La procedura di collegamento sarà attiva da marzo 2026 e ci saranno 45 giorni per completarla. Le attività che non provvederanno rischiano sanzioni proporzionate al numero di trasmissioni non coerenti.

Come mettersi in regola senza rischiare nulla

Per evitare sorprese bisogna:

• Controllare in anticipo se la propria attività rientra negli obbligati;
• Accedere all’area Fatture e Corrispettivi e verificare la corretta associazione dei dispositivi;
• Conservare tutta la documentazione utile se si rientra tra gli esonerati;
• Rispondere alle lettere di compliance fornendo subito le informazioni richieste.

In questo modo la transizione avviene senza costi extra, senza dover sostituire dispositivi e con la sicurezza di essere pienamente conformi alle regole in arrivo.