Ogni mese arriva il momento di inviare i dati del POS al commercialista, e spesso questo passaggio crea più ansia del necessario. Molti professionisti raccolgono una quantità eccessiva di informazioni, convinti che serva documentare ogni dettaglio. In realtà, il rischio è opposto: più dati si accumulano, più è probabile commettere errori o confondersi tra movimenti POS e accrediti in banca. Una gestione essenziale, ma precisa è ciò che permette al commercialista di lavorare in modo rapido e senza intoppi.
Invio dati POS al commercialista: quali servono
Il commercialista non richiede l’elenco completo degli scontrini o delle singole vendite, ma solo i totali delle transazioni elettroniche, suddivisi per data. A questi si aggiunge il valore complessivo delle commissioni trattenute dal provider, dato che serve sia per la deducibilità sia per una riconciliazione contabile corretta.
Queste informazioni consentono di allineare incassi, movimenti bancari e registrazioni IVA senza dover ricostruire ogni operazione. Se un totale è calcolato in modo errato o manca una parte del mese, la riconciliazione rallenta e possono emergere discrepanze apparentemente inspiegabili tra ciò che il POS registra e ciò che arriva sul conto corrente.
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Come esportare correttamente i report
Quasi tutti i provider POS mettono a disposizione un pannello online da cui scaricare report mensili in vari formati, come Excel, PDF o CSV. È importante esportare un unico file completo che contenga tutto il mese, evitando estrazioni frammentate che complicano il lavoro e aumentano il rischio di doppioni o omissioni.
Una buona abitudine consiste nel controllare che il totale delle transazioni coincida con la somma dei singoli importi e nel verificare che le date riportate dal POS siano coerenti con gli accrediti. Poiché alcuni provider liquidano le transazioni con uno o due giorni di ritardo, è normale che l’accredito bancario non corrisponda esattamente al giorno in cui è avvenuta la vendita: per questo il report POS è sempre il riferimento principale.
POS e contabilità: problemi comuni e come evitarli
Il fraintendimento più diffuso riguarda la differenza tra incasso e accredito. Il POS registra il pagamento immediatamente, mentre la banca riceve solo l’importo netto dopo le commissioni e con tempistiche diverse. Questo scarto porta molti professionisti a pensare che “manca qualcosa”, quando in realtà è tutto corretto.
Un altro problema frequente è l’invio tardivo dei dati al commercialista, che si trova così a dover chiudere il mese con poco preavviso. Impostare una data fissa per il download del report, come il primo giorno del mese successivo, aiuta sia il professionista sia il consulente a lavorare con ordine.
Una gestione contabile accurata del POS non richiede grandi sforzi: bastano pochi dati, purché completi, coerenti e inviati con puntualità. Con pochi minuti al mese si evitano errori, ritardi e verifiche inutili, rendendo la contabilità più chiara e il lavoro del commercialista più efficiente.
