Reception affollata, ospiti internazionali, pagamenti da gestire prima, durante e dopo il soggiorno. In hotel e B&B il POS non è solo un terminale: è parte di un flusso che tocca prenotazioni, cauzioni, city tax, mance ed extra. L’obiettivo è incassare in modo fluido e sicuro, riducendo contestazioni e tempi morti al check-in e al check-out. Qui si chiarisce come configurare il POS, come trattare preautorizzazioni e depositi, e quali accorgimenti adottare oggi per un’operatività senza sorprese.

POS per hotel e B&B: perché serve un terminale “da ospitalità”

Nel turismo si lavora con importi variabili, valute diverse e molte richieste “a garanzia”. Un buon setup prevede: terminale contactless per carte e wallet (Apple Pay/Google Pay), chip & PIN come standard, supporto alle preautorizzazioni e integrazione con PMS/gestionale per collegare i pagamenti alla camera e al conto ospite. Se vendi anche servizi non alloggiativi (spa, ristorante, noleggi), la stessa infrastruttura deve gestire scontrini fiscali, note e centri di costo senza duplicare digitazioni.

Preautorizzazione, deposito e saldo: cosa cambia davvero

• Preautorizzazione (hold): blocco temporaneo di un importo “a garanzia” su carta, senza addebito immediato. Serve per coprire danni, minibar o extra non previsti. A fine soggiorno puoi catturare (tutto o in parte) o rilasciare l’hold. I tempi di rilascio sul conto dell’ospite dipendono dalla banca emittente; comunica sempre che la disponibilità può tornare dopo qualche giorno.
• Deposito (charge + rimborso): addebito vero e proprio, poi rimborso. È più invasivo e genera movimenti sul conto del cliente; oggi si preferisce la preautorizzazione, più chiara e meno esposta a contestazioni.
• Saldo: al check-out, sommi camera ed extra, catturi quanto dovuto dall’hold o incassi ex novo se non avevi preautorizzato.

Nel contratto con l’acquirer sono indicati i tempi massimi per la cattura differita e le autorizzazioni incrementali (utili se emergono extra successivi). In ambito hospitality le finestre sono di solito più ampie rispetto al retail, ma vanno rispettate per evitare storni.

No-show, cancellazioni e danni: come tutelarsi

La carta “a garanzia” va gestita con regole chiare: termini di cancellazione pubblicati, importo della penale indicato e consenso tracciato. In caso di no-show, applica la penale come da policy e invia ricevuta; per danni o extra significativi, documenta con addebiti separati e note in fattura. Meno ambiguità, meno chargeback.

POS per hotel e B&B: carte virtuali delle OTA e pagamenti a distanza

Le carte virtuali emesse dalle OTA hanno regole proprie (periodo di utilizzo, importo massimo, a volte solo “carta non presente”). Per evitare errori: rispetta la finestra di utilizzo, non frazionare l’addebito oltre i limiti, annota in PMS l’avvenuto incasso.

Per caparre a distanza o pagamenti pre-stay, evita di farti comunicare i dati carta per telefono o email: meglio un link di pagamento sicuro collegato al PMS/gateway. Oltre a ridurre l’esposizione dei dati, consente l’autenticazione forte (dove prevista) e abbassa il rischio di contestazioni.

Clientela internazionale: valute, DCC e wallet

La Dynamic Currency Conversion (DCC) va proposta con trasparenza, non attivata “di default”. Spiega tasso e totale in euro, lascia decidere all’ospite. In molti casi pagare in euro è più conveniente per il cliente; imporre la DCC genera frizioni inutili.

Attiva i wallet più usati dalla tua clientela: Apple Pay/Google Pay coprono gran parte dei mercati, mentre metodi basati su QR code possono servire con specifiche nazionalità. Vetrofanie aggiornate e personale preparato riducono micro-soste al terminale.

A tal proposito ti consigliamo di leggere l’articolo sui POS e le carte straniere.

Sicurezza: come proteggere transazioni e dati degli ospiti

Oggi non basta “avere il POS”. Servono basi solide: aggiornamenti regolari del terminale, rete separata dal WiFi ospiti, disattivazione dell’immissione manuale del numero carta quando non indispensabile, autorizzazione sempre online e tokenizzazione tramite PMS/gateway per “carta in archivio”. Niente post-it o fogli con numeri di carta alla reception: i dati sensibili non devono transitare fuori dai canali previsti. Una breve formazione periodica al front desk su tentativi di social engineering (il “finto tecnico” che chiede codici o test) vale quanto un buon hardware.

Integrazione POS–PMS–fiscalità: scorrevolezza in check-in e check-out

Collegare POS e PMS evita doppi inserimenti e differenze tra il conto camera e lo scontrino/fattura. In Italia, se usi registratore telematico o SmartPOS con RT integrato, imposta correttamente aliquote IVA, voci non imponibili e gestione imposta di soggiorno. Lo split folio (azienda paga la camera, ospite paga gli extra) dev’essere gestito a livello di PMS, con il POS che incassa sulla voce corretta e produce il documento fiscale giusto.

Ridurre contestazioni e chargeback

Tre accorgimenti fanno la differenza:

1. Consenso esplicito su cauzioni e penali;
2. Documentazione puntuale (ricevute, policy, prova del soggiorno);
3. Comunicazione preventiva su tempi di rilascio delle preautorizzazioni e possibili differenze dovute al cambio valuta.

Quando l’ospite sa cosa aspettarsi, contesta meno.

POS per hotel e B&B: un flusso consigliato, dalla prenotazione al check-out

Alla prenotazione, invia la conferma con policy chiare e, se serve, un link per caparra o carta a garanzia. Al check-in, effettua una preautorizzazione con importo realistico (camera + extra stimati) e collega la carta alla camera nel PMS. Durante il soggiorno, registra gli extra a conto.

Al check-out, cattura l’importo dovuto dall’hold, emetti documento fiscale e rilascia l’eventuale residuo. Se emergono costi dopo l’uscita (minibar, danni), usa la procedura prevista per autorizzazioni incrementali o addebiti documentati, informando l’ospite.

POS per hotel e B&B consigliati

Alla luce delle esigenze specifiche di hotel e B&B, il POS consigliato deve essere integrabile, sicuro, adatto a preautorizzazioni, pagamenti internazionali, city tax, DCC, e dotato di RT integrato o connesso per l’emissione fiscale. Ecco i dispositivi più adatti a oggi:

Soluzione consigliata per hotel e strutture medio-grandi: Nexi SmartPOS Cassa+

• Tipo: SmartPOS Android con registratore telematico integrato.
• Funzionalità:
  • Preautorizzazioni, cauzioni, mance.
  • Integrazione PMS (Nexi gateway o API per channel manager/PMS).
  • Dynamic Currency Conversion (DCC) trasparente.
  • Accetta tutte le principali carte, wallet (Apple Pay/Google Pay), e Alipay/WeChat Pay.
  • Funzione split payment e gestione city tax.
• Costo: 299–599 € (acquisto) o 25–45 €/mese (noleggio).
• Pro: tutto in uno; ideale per hotel fino a 30-40 camere con esigenze fiscali e flussi rapidi in reception.

Soluzione per B&B e boutique hotel: Axerve Smart POS Easy

• Tipo: SmartPOS con funzionalità semplificate ma RT integrato.
• Funzionalità:
  • Preautorizzazione e saldo, link pagamento a distanza.
  • Commissioni competitive e possibilità di piano “solo commissioni” in bassa stagione.
  • Gestione mance, city tax e extra con ricevute chiare.
• Costo: 99–199 € (acquisto) o canone 0 €/mese a consumo.
• Pro: snello, economico, ideale per strutture fino a 10 camere con buona esperienza ospite.

Soluzione avanzata per catene e hotel grandi: Worldline YUMI o Verifone Engage

• Tipo: POS professionale con integrazione completa PMS, terminale da banco o portatile.
• Funzionalità:
  • Preautorizzazioni complesse, autorizzazioni incrementali, carte OTA.
  • Supporto tokenizzazione e pagamento a distanza (con link).
  • DCC avanzata, ricevute multilingua, gestione multi-reparto (spa, ristorante).
  • Integrazione con registratori RT esterni o sistema di fatturazione.
• Costo: 600–900 € (acquisto) o 40–60 €/mese (noleggio con supporto h24).
• Pro: perfetto per hotel strutturati, PMS complessi, alta rotazione ospiti.

Come scegliere il POS giusto per il tuo hotel o bed&breakfast

Il migliore POS per la tua struttura ricettiva deve essere:

• Indispensabile: supporto preautorizzazioni e link per caparre.
• Necessario: DCC gestita in trasparenza e multivaluta.
• Sicurezza: tokenizzazione, rete dedicata, autorizzazione online.
• Fiscale: RT integrato o compatibile, gestione city tax e IVA corretta.

Miglior soluzione all-in-one: Nexi SmartPOS Cassa+

Per B&B con budget ridotto: Axerve Smart POS Easy

Per chi lavora con OTA e estero: Worldline YUMI / Verifone Engage

La scelta va fatta in base a volume ospiti, esigenze PMS, e complessità dei flussi. Un POS ben integrato evita errori, riduce contestazioni e migliora la soddisfazione dell’ospite.