A poco più di cinque mesi dal conto alla rovescia, l’obbligo di collegare il POS al registratore telematico (RT) non è più un’ipotesi, ma una scadenza fissata al 1° gennaio 2026 dalla Legge di Bilancio 2025. Ogni pagamento elettronico, che sia carta, bancomat o wallet, dovrà dialogare in tempo reale con il RT e finire nei server dell’Agenzia delle Entrate. L’obiettivo? Scovare incoerenze fra incassi e scontrini e ridurre un’evasione sull’IVA stimata ancora in 12 miliardi l’anno.
POS e registratori telematici: come funziona l’integrazione obbligatoria
L’art. 1, commi 74‑77 della L. 207/2024 prevede che lo strumento di pagamento elettronico sia sempre collegato a quello di registrazione dei corrispettivi, garantendo inalterabilità dei dati e invio sicuro all’Erario.
In pratica, il terminale POS genera un tag univoco che il registratore telematico aggancia allo scontrino, somma i pagamenti elettronici della giornata e li spedisce in blocco (senza dati sensibili) all’Agenzia delle Entrate. Se il collegamento salta o la trasmissione è incompleta scattano:
- Multa da 1.000 a 4.000 € per mancato collegamento POS‑RT;
- 100 € per ogni invio assente o tardivo, fino a 1.000 € a trimestre;
- Sospensione dell’attività fra 3 giorni e 6 mesi dopo quattro violazioni in cinque anni.
Cosa devono fare gli esercenti nei prossimi 18 mesi
- Verificare la compatibilità: i POS di vecchia generazione potrebbero non supportare API o protocolli TLS 1.3 richiesti; lo stesso vale per RT antecedenti al 2020.
- Aggiornare o sostituire i dispositivi: i principali provider (Ingenico, Nexi SmartPOS, SumUp Kios) hanno rilasciato firmware già conformi.
- Integrare il software gestionale: catene retail e farmacie, che usano gestionali verticali, dovranno mappare i flussi XML/JSON verso l’RT. Le software house di settore hanno rilasciato patch gratuite o abbonamenti SaaS «POS‑Bridge».
- Formare il personale: dal 2026 l’errore umano (ad esempio, doppia battitura su POS e cassa) diventa tecnicamente impossibile, ma è necessario saper gestire anomalie di rete e storni.
POS e registratori telematici novità 2026: vantaggi e criticità secondo imprese e professionisti
Benefici
- Tracciabilità immediata: l’Agenzia potrà incrociare in tempo reale importi incassati e scontrini, riducendo verifiche onerose per l’impresa.
- Gestione IVA automatizzata: i dati confluiscono direttamente nei pre‑popolati IVA 2026, riducendo errori e costi del commercialista.
- Analisi di business: i POS di nuova generazione offrono dashboard sui metodi di pagamento, utile per modulare commissioni e promozioni.
Criticità
- Costi di adeguamento: PMI e micro‑botteghe temono una spesa iniziale da 300 a 1 200 €, a seconda dell’hardware da sostituire.
- Privacy: le associazioni di categoria chiedono linee guida chiare sul log di rete cifrato e retention data: la bozza di decreto fissa otto anni di conservazione, con pseudonimizzazione automatica dei PAN.
- Connettività: in aree interne la mancanza di rete stabile rende rischiosa la trasmissione in tempo reale; Tim, Fastweb e Open Fiber hanno promesso back‑up 4G inclusi nei canoni POS.
Italia e resto d’Europa: chi è più avanti?
Francia e Spagna utilizzano già registratori “certificati” che inviano i dati fiscali, ma senza integrazione diretta con il POS: l’Italia sarà la prima grande economia UE a rendere il collegamento hardware un requisito di legge.
Nel frattempo i numeri dicono che il contesto è maturo: nel 2024 i pagamenti digitali nei negozi italiani hanno toccato 385 miliardi (+7% sul 2023), con 3,5 milioni di terminali e 152.000 software POS attivati, dati Osservatorio Innovative Payments del Politecnico di Milano.
Nei Paesi scandinavi, dove il contante vale meno del 10% dei consumi, l’integrazione è demandata a gateway bancari centralizzati; la scelta italiana di un collegamento “punto‑punto” mira invece a evitare costosi hub esterni e a sfruttare l’infrastruttura dei registratori telematici introdotta dal 2019.