Il collegamento tra POS e registratore telematico non è stato un adempimento una tantum concluso con il primo censimento della scorsa primavera. Dal 2026 la procedura segue infatti un calendario mobile e torna a interessare gli esercenti ogni volta che viene attivato un nuovo terminale o cambia un collegamento già registrato.
La prossima scadenza è mercoledì 30 settembre 2026 e riguarda, in particolare, i POS attivati nel mese di luglio. Per questi strumenti la finestra per effettuare l’associazione sul portale dell’Agenzia delle Entrate è aperta dal 6 settembre.
Chi introduce nuovi terminali nei mesi successivi dovrà seguire lo stesso meccanismo, calcolando il termine in base al mese di attivazione.
Collegamento POS e cassa: perché la scadenza torna ogni mese
La regola è abbastanza semplice una volta superata la prima fase di avvio.
Per un nuovo POS attivato dopo gennaio 2026, oppure quando viene modificata un’associazione già comunicata, l’operazione deve essere registrata dal sesto giorno del secondo mese successivo e non oltre l’ultimo giorno lavorativo dello stesso mese.
Un POS attivato a luglio, quindi, deve essere associato nel mese di settembre, mentre uno attivato ad agosto entrerà nella finestra di ottobre.
Il termine non riguarda soltanto chi apre una nuova attività. Può diventare necessario intervenire anche quando viene sostituito un terminale, viene installato un altro POS oppure cambia la cassa alla quale lo strumento era stato precedentemente associato.
Il “collegamento”, inoltre, non richiede di connettere fisicamente POS e registratore con un cavo. Si tratta di un’associazione logica registrata nei sistemi dell’Agenzia delle Entrate.
Come collegare il POS al registratore telematico
La procedura passa dall’area riservata del portale Fatture e Corrispettivi, attraverso la funzione dedicata alla gestione dei collegamenti.
L’esercente deve associare lo strumento utilizzato per accettare il pagamento elettronico al registratore telematico impiegato per la certificazione dei corrispettivi.
Servono principalmente la matricola del registratore telematico, gli identificativi del POS e il punto vendita nel quale vengono utilizzati. In molti casi i dispositivi già comunicati dagli operatori dei pagamenti vengono proposti automaticamente dal sistema e quelli mancanti possono essere aggiunti.
La configurazione può essere anche più articolata: uno stesso POS può essere associato a più registratori telematici e un RT può essere collegato a più POS.
Chi utilizza invece la procedura dell’Agenzia “Documento Commerciale on line” effettua l’associazione direttamente all’interno del servizio.
Chi deve collegare il POS e chi può essere escluso
L’obbligo riguarda gli operatori che certificano i corrispettivi tramite registratore telematico o Documento Commerciale on line e accettano pagamenti elettronici.
Ci sono però situazioni nelle quali non tutti i terminali utilizzati dall’attività devono essere associati.
Un esempio riguarda l’esercente che utilizza alcuni POS per incassare vendite documentate con scontrino e un terminale separato esclusivamente per pagamenti relativi a fatture. Quest’ultimo può essere escluso dall’associazione attraverso la procedura prevista per i POS non collegati.
Lo stesso principio può riguardare strumenti destinati esclusivamente a operazioni esonerate dalla certificazione dei corrispettivi.
Se invece uno stesso terminale viene utilizzato sia per le operazioni certificate con documento commerciale sia per altri incassi, l’associazione diventa necessaria.
Mancato collegamento: quali sono le sanzioni
La dimenticanza può avere conseguenze rilevanti.
Per il mancato collegamento del POS è prevista una sanzione amministrativa compresa tra 1.000 e 4.000 euro, secondo la disciplina applicabile agli strumenti utilizzati per la certificazione dei corrispettivi.
Esiste poi un secondo fronte, relativo alla correttezza dei dati trasmessi. Per omissioni, ritardi o informazioni incomplete che non incidono sulla corretta liquidazione del tributo è prevista una sanzione di 100 euro per ciascuna trasmissione, entro il limite previsto per trimestre.
Da agosto è però entrata in vigore una tutela per gli scostamenti minori: le sanzioni legate ai disallineamenti tra pagamenti elettronici e operazioni registrate non si applicano se la differenza non supera il 5%.
Un dettaglio importante è che questa soglia viene calcolata sul numero delle operazioni, non sul loro valore economico.
Per le attività che hanno introdotto un POS a luglio, la verifica da fare entro il 30 settembre è quindi molto semplice: controllare nell’area Fatture e Corrispettivi che il nuovo terminale risulti correttamente associato alla cassa utilizzata nel punto vendita. Dopo questa data, lo stesso calendario continuerà a ripetersi per le nuove attivazioni e per le successive variazioni.
